TITEL: Office Operations-Assistent
AUFTRAGSEBENE: Assoziieren
BERICHTE AN: AVP, Operationen
GELEGEN: NYC
JOBÜBERSICHT: Diese Position ist verantwortlich für die Schaffung einer freundlichen, einladenden und professionellen Atmosphäre in unserem Flatiron / Nomad-Unternehmensbüro für alle Kunden, Besucher und Mitarbeiter. Diese Person muss in der Lage sein, Multitasks auszuführen, damit sie die alltäglichen Aufgaben im Büro genau erledigen kann, während sie die Aufgaben des Empfangsbeauftragten verwaltet. Der Office Operations Assistant ist ein aufgeräumter, flexibler, organisierter Selbststarter, der eine Leidenschaft für das hat, was wir tun, und der gerne lernt und dazu beiträgt ICP‘s Vision: “Unsere Kunden durch Schönheitsinnovationen und die Erzählung von Luxus zu begeistern.” Wie bei allen Positionen bei ICP ist diese Rolle für die Förderung und Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur verantwortlich, die die Kernwerte des Unternehmens fördert: Transparenz, Anerkennung, Rechenschaftspflicht und Kommunikation.
Kernaufgaben:
- Begrüßen Sie die Besucher (Gäste, Kunden, Verkäufer, Zusteller) und helfen Sie ihnen bei ihren Bedürfnissen, einschließlich des Anbietens von Erfrischungen, der Aufbewahrung von Mänteln / Habseligkeiten und der Anweisungen
- Stellen Sie dem Besucher oder Anrufer auf positive und professionelle Weise Informationen zur Verfügung, einschließlich der rechtzeitigen und höflichen Beantwortung von Anrufen und E-Mails
- Bestellen, Verfolgen, Organisieren und Auffüllen von Büro- und Vorratsbedarf
- Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen, um Meetings zu unterstützen, z. B. Essen zu bestellen, Reisepläne zu koordinieren, Reiserouten zu erstellen und Buchungen abzuschließen
- Unterstützung von Führungskräften bei der Verwaltung von Reisevorbereitungen und beim Abschluss von Kostenabstimmungen
- Erhalten Sie eingehende Post- und Kurierpakete und informieren Sie die Mitglieder des NYC-Teams rechtzeitig über Besucher, Lieferungen und Pakete
- Pflegen Sie einen Arbeitsbereich, der für unsere Luxusmarke und unser schönes offenes Büro repräsentativ ist, einschließlich sauberer, ordentlicher und organisierter Büroflächen
- Primärer Kommunikator für das Gebäudemanagement oder externe Auftragnehmer zur Lösung dringender Probleme mit Büroeinrichtungen und / oder regelmäßigen Wartungsproblemen
- Wöchentlich die Büropflanzen gießen
- Hauptakteur bei der Organisation regelmäßiger Büroveranstaltungen zur Unterstützung einer einladenden Bürokultur
Um für diese Position in Frage zu kommen, muss der bevorzugte Kandidat:
- Hochschulabschluss bevorzugt
- 1 Jahr einschlägige Büro- oder Verwaltungserfahrung, einschließlich Praktikumserfahrung
- Außergewöhnliche Kundendienstfähigkeiten, einschließlich eines positiven, freundlichen und aufgeschlossenen Ansatzes bei allen Kontakten
- Überlegene Liebe zum Detail und Follow-Through
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Ausführung von Aufgaben
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung von Geschäftskorrespondenz
- Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen, einschließlich der Interaktion mit allen Ebenen interner und externer Mitarbeiter
- Flexibilität und Eigeninitiative – ein Teamplayer, der auch einfallsreich und eigenständig arbeiten kann
- Eine polierte, professionelle Art und Weise, die der Kultur und den Werten des ICP entspricht
- Fähigkeiten zum Lösen von Problemen sowie die Aufrechterhaltung der Gelassenheit, wenn die Dinge nicht reibungslos laufen
- Strategische Zeitmanagementfähigkeiten, seien Sie zuverlässig und schnell
Die Entschädigung beinhaltet ein wettbewerbsfähiges Gehalt, eine subventionierte Krankenversicherung und eine von Life / LTD gesponserte Firma Versicherung, 401K Sparplan mit Match, großzügiger Zapfwellenplan, berufliche Weiterentwicklung und mehr.
Interessierte und qualifizierte Bewerber sollten einen Lebenslauf an senden [email protected]
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.icperfumes.com/work-with-us/
